Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Palokan Kuntokeskuksen GDPR-rekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä
Palokan Kuntokeskus Oy
y-tunnus: 1558074-9
osoite: Kauppakuja 3, 40270 Palokka

2. Rekisterin vastuuhenkilö
nimi: Sami Jokinen
osoite: Kauppakuja 3, 40270 Palokka
sähköposti: sami@palokankuntokeskus.com
puhelin: 014 3782552

3. Yhteystiedot rekisterin pitäjään
nimi: Palokan Kuntokeskus / Sami Jokinen
osoite: Kauppakuja 3
sähköposti: sami@palokankuntokeskus.com
puhelin: 014 3782552

4. Henkilötietojen käsittely
Henkilötietojasi kerätään ja käsitellään, kun olet antanut ne meille ostaessasi palveluitamme, tykkäät facebook-sivustamme tai otat meihin yhteyttä pyytääksesi tarjousta tai tietoja;
• Saadaan muista lähteistä, soveltuvien lakien sallimassa laajuudessa esim. Kaupparekisteri,
Väestötietojärjestelmä, Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä tai Postin osoitetietojärjestelmä,
kuitenkaan rajaamatta lähteitä vain edellä mainittuihin.

Keräämme ja käsittelemme esimerkiksi seuraavia henkilötietoryhmiä:
• Perustiedot, kuten nimi, yhteystiedot (sähköpostiosoite, osoite ja puhelinnumero, sukupuoli, ikä).
• Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, kuten palvelua ja/tai tuotetta sekä tilausta koskevat tiedot,
maksutiedot, laskutustiedot, markkinointiluvat
• Asiakasyhteydenotot ja niihin liittyvä kirjeenvaihto sekä rekisteröityjen oikeuksia koskevat kirjaukset
• Muut tapauskohteisesti määritellyt tiedot antamasi suostumuksen perusteella

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Keräämme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen liiketoimintamme
harjoittamiseen, asiakassuhteen hoitamiseen ja asianmukaisia kaupallisia tarkoituksia varten.

Asiakasta koskevat tiedot saadaan pääsääntöisesti:
• Asiakkaalta itseltään kassapisteessä asioinnin yhteydessä, internetissä, puhelimitse,
asiakaskortin käytöllä, sähköpostilla tai muulla vastaavalla tavalla
• Evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla

Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

5.1. Palvelun tarjoaminen ja asiakassuhteiden hallinta
• Käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti tarjotaksemme ja toimittaaksemme sinulle tai edustamallesi yritykselle/yhteisölle palveluitamme sekä tuotteitamme. Voidaksemme tehdä niin ylläpidämme ja hoidamme asiakassuhdetta sinun tai edustamasi yrityksen/yhteisön ja meidän välillä. Tässä tapauksessa henkilötietojen käsittely perustuu sinun tai edustamasi yrityksen/yhteisön ja meidän väliseen sopimukseen.

5.2. Palveluiden ja tuotteiden kehittäminen, tietoturva ja raportointi
• Käsittelemme henkilötietoja huolehtiaksemme palveluiden, tuotteiden ja verkkosivun
tietoturvasta, palvelun ja verkkosivujen laadun parantamiseksi sekä palveluiden ja tuotteiden kehittämiseksi. Segmentoimme asiakkaitamme markkinointitoimenpiteitä varten perustuen esimerkiksi palveluiden käyttöön ja/tai käyttäytymiseen verkkosivuillamme. Näissä tapauksissa henkilötietojen käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuun varmistaa palveluidemme ja verkkosivujemme asianmukainen tietoturva sekä saada riittävät ja asianmukaiset tiedot palveluiden kehittämiseen.

5.3. Lakien noudattaminen
• Voimme käsitellä henkilötietojasi lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi esim. koskien kirjanpitoa tai toteuttaaksemme viranomaisten (esim. veroviranomainen) lakiin perustuvat tietopyynnöt.

5.4. Asiakasprofilointi
• Keräämme statistiikkaa muun muassa palveluiden käytöstä paikanpäällä sekä asioidessasi verkkosivuillamme asiakassegmentointiin myyntiprosessejamme sekä palveluiden ja tuotteiden kehittämistä varten.

5.5. Markkinointi
• Voimme olla sinuun yhteydessä kertoaksemme palvelun uusista ominaisuuksista tai
markkinoidaksemme ja myydäksemme sinulle muita palveluita. Voimme käsitellä sinun henkilötietojasi myös markkinointitutkimuksia ja asiakaskyselyitä varten. Henkilötietojen käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuun tarjota tietoa osana palvelua ja markkinoidaksemme muita palveluitamme sinulle. Sinulla on milloin tahansa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointiin (kts. selosteen jakso 9).

6. Henkilötietojen siirrot ja luovutukset
Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille:
• lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa, esim. toimivaltaisen viranomaisen esittämän
tietopyynnön toteuttamiseksi tai oikeudenkäyntimenettelyihin liittyen;
• kun yhteistyökumppanimme käsittelevät toimeksiannostamme henkilötietoja meidän
puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti. Huolehdimme aina henkilötietojesi asianmukaisesta käsittelystä;
• mikäli olemme mukana sulautumisessa, yritysjärjestelyssä taikka liiketoiminnan tai sen osan myynnissä;
• kun uskomme, että luovuttaminen on välttämätöntä oikeuksiemme toteuttamiseksi, sinun tai muiden turvallisuuden suojelemiseksi, väärinkäytösten tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi;
• mikäli käyttäjätietosi on tilattu ja/tai liitetty työnantajasi toimesta ja/tai työnantajasi
tietoihin, luovutamme esimerkiksi suoritustietojasi nimetyille yhteyshenkilöille ja sinun suostumuksellasi osapuolille, joita suostumus koskee.
• Tietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

7. Evästeet
• Käytämme evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita verkkosivuillamme. Evästeet ovat
pieniä tekstitiedostoja, joita on sijoitettu laitteeseesi hyödyllisen tiedon keräämistä ja muistamista
varten, verkkosivumme toiminnallisuuden ja käytettävyyden parantamiseksi. Voimme käyttää
evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita myös tilastollisiin tarkoituksiin kuten koostaaksemme tilastoja verkkosivujen käytöstä ymmärtääksemme, kuinka käyttäjät käyttävät
verkkosivuja ja parantaaksemme käyttäjäkokemusta.
• Voit estää evästeiden asettamisen, rajoittaa evästeiden käyttöä tai poistaa evästeet selaimeltasi.
Koska evästeet mahdollistavat verkkosivumme toiminnan, evästeiden käytön rajoittaminen saattaa
vaikuttaa verkkosivun käytettävyyteen.

8. Henkilötietojen säilyttäminen
• Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa
määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.
• Henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen ajan. Henkilötietoja voidaan säilyttää tarpeellisilta osin
myös asiakassuhteen päättymisen jälkeen soveltuvan lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa.
Esimerkiksi, asiakassuhteen päättymisen jälkeen säilytämme tyypillisesti henkilötietoja, jotka ovat
tarpeen vaatimuksiin tai kanteisiin vastaamiseksi voimassaolevien vanhentumisaikaa koskevien
säännösten mukaisesti. Voimme myös esimerkiksi säilyttää henkilötietoja tarpeellisilta osin
noudattaaksemme antamaasi suoramarkkinointikieltoa sekä kehittääksemme palveluitamme.
• Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan
osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

9. Sinun oikeutesi
• Sinulla on oikeus tarkastaa henkilötietosi. Voit milloin tahansa myös pyytää henkilötietojesi
oikaisemista, päivittämistä tai poistamista. Huomaa kuitenkin, että sellaisia henkilötietoja, jotka
ovat välttämättömiä tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden
säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.
• Sinulla on oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä sovellettavan lain edellyttämässä laajuudessa.
• Käsitellessämme henkilötietojasi suostumuksen perusteella sinulla on oikeus milloin tahansa
peruuttaa antamasi suostumus. Emme sen jälkeen käsittele henkilötietoja ellei käsittelyyn ole
olemassa muuta oikeusperustetta.
• Voit käyttää oikeuttasi asioimalla asiakaspalvelussamme.
• Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu.
Henkilötietopyyntö tehdään asiakaspalvelussamme. Pyyntöä suorittavan henkilöllisyyden varmentamiseksi tulee esittää kuvallinen henkilöllisyystodistus. Henkilötietopyynnön raportti
luovutetaan 14 arkipäivän kuluessa kirjallisesti paikan päältä noudettuna.

Oikaiseminen, päivittäminen tai poistaminen
Saatuasi henkilötietopyynnön raportin, sinulla on mahdollisuus pyytää Palokan Kuntokeskukselta
henkilötietojesi oikaisemista, päivittämistä tai poistamista. Toteutamme pyyntösi 14 arkipäivän
kuluessa ja saat muutoksista raportin, joka on henkilökohtaisesti noudettavissa Palokan Kuntokeskuksesta 14 arkipäivän kuluessa muutospyynnön jättämisestä.

Huom! Osa henkilötiedoistasi joudutaan mahdollisesti säilyttämään lakisääteisesti tietokannassamme. Muutospyynnön raportissa on kerrottu mitä muutoksia olemme tehneet pyyntöäsi koskien.

10. Tietoturva
• Toteutamme tarkoituksenmukaiset toimenpiteet (mukaan lukien fyysiset, digitaaliset ja
hallinnolliset toimet) henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä
ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta. Esimerkiksi henkilötietoihin on pääsy vain henkilöillä,
jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä hoitamiseksi.
• Huomaa, että tarkoituksenmukaisetkaan toimenpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia
tietoturvaloukkauksia. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme sinulle asiasta
soveltuvien lakien mukaisesti.

11. Selosteen muuttaminen
• Pidätämme oikeuden muuttaa tätä selostetta.

12. Ota yhteyttä
• Voit kysyä tästä selosteesta ottamalla yhteyttä sähköpostitse: sami@palokankuntokeskus.com
tai henkilötietojesi käsittelystä henkilökohtaisesti Palokan Kuntokeskuksen vastaanotosta (Kauppakuja 3, 40270 Palokka). Sähköpostilla tapahtuvaa tiedottamista tai markkinointiviestintää koskien voit pyytää sähköpostitietojesi poistamista sami@palokankuntokeskus.com.

Tämä GDPR–rekisteriseloste on laadittu 22.5.2018 ja viimeisin päivitys selosteeseen on tehty 22.5.2018. Sinun ei ole pakko antaa meille henkilötietojasi, mutta mikäli päätät näin, emme mahdollisesti pysty tarjoamaan palveluamme sinulle.

Käyttämämme GymPlus-järjestelmän erillinen rekisteriseloste

1. Rekisterin pitäjä ja 2. rekisteriasioista vastaava henkilö ovat samat kuin edellä.

3. Rekisterin nimi

GymPlus-palvelun tuottamisen mahdollistava valvontakameroiden kuvista muodostuva rekisteri sekä mahdollinen valvontatarkoitukseen tallennettava kuva-aineisto.

GymPlus-palvelun kuva-aineiston säilytysaika on 7 vrk.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Kameravalvonnan tarkoituksena on suojata omaisuutta, ennaltaehkäistä rikoksia ja auttaa jo tapahtuneiden rikosten selvittämisessä. Samalla valvonnan avulla varmistetaan ja lisätään kuntosalin asiakkaiden ja henkilökunnan turvallisuutta. Henkilötietojen käsittely perustuu yrityksen oikeutettuun etuun.

GymPlus:n kuva-aineisto analysoidaan konenäön sovellutuksin kuntosalilaitteiden ja -tilojen käyttöasteiden määrittämiseksi. Tiedon perusteella kuntosalin laitteita ja tiloja voidaan järjestää vastaamaan todellista käyttöä ja asiakkaille voidaan viestiä vapaista ja vähemmän ruuhkaisista treeniajoista. Rekisteristä ei luovuteta tietoja siten, että tietty henkilö on niistä tunnistettavissa. Tilastoa ei voida tuottaa tai sen tarkoituksena olevaa tiedontarvetta toteuttaa ilman valvontakameroista saadun kuva-aineiston käsittelyä.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterinpitäjän kameravalvonnan piiriin kuuluvissa tiloissa syntynyt kuva-aineisto. GymPlus:n rekisteriin tallennetaan lyhytaikaisesti valvontakameroista saatuja kuvia, mutta siihen ei kerätä yksilöivää tietoa kuvissa esiintyvistä henkilöistä. Valvontakameroita ei ole asennettu puku-, suihku- ja saunatiloihin.

6. Tietojen säilytys

Kuva-aineistoa säilytetään palvelun laadunvarmistamiseksi ja valvonnan mahdollistamiseksi. Katso säilytysajat ylempää.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietolähteenä on rekisterinpitäjän kameravalvonnan piiriin kuuluvien kameroiden välittämä kuva-aineisto. Tiedonkäsittelijällä (Indoor Informatics Oy) on rekisterinpitäjän kanssa tehdyn palvelusopimuksen perusteella oikeus käyttää tilojen valvomisesta saatua kuva-aineistoa GymPlus-palvelun tuottamiseen.

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisteri sijaitsee fyysisesti EU:n talousalueella, eikä siitä tehdä säännönmukaisia tietojen luovutuksia muille kolmansille osapuolille. Ei tietojen luovutuksia EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Kameravalvonnan tallennuslaite on sijoitettu lukittuun tilaan ja se on salasanoin suojattu. GymPlus-palvelun kuva-aineistosta koostuvan rekisterin tiedot on tallennettu tiedonkäsittelijän järjestelmään, joka on suojattu käyttöjärjestelmän suojaus-

ohjelmiston ja -toimintojen avulla. Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää käyttäjäkohtaista tunnistetta.

10. Rekisteröidyn tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Rekisterinpitäjä vastaa rekisteröidylle EU:n tietosuoja- asetuksessa säädetyssä ajassa.

11. Tiedon korjaaminen

Rekisteröidyllä on myös tietyissä tilanteissa oikeus poistaa häntä koskevat henkilötiedot rekisteristä sekä pyytää niiden siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle. Mahdolliset erimielisyydet ratkaistaan ensisijaisesti neuvottelemalla rekisteröidyn kanssa. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa henkilötietojen käsittelyä koskeva asia myös tietosuojaviranomaisen tutkittavaksi.